Bordro hesaplamaları tamamlanıp ödemeler yapıldıktan sonra ilgili ayı kilitlemeniz gerekir. Kilitleme; o ayın bordrosunu değişikliklere kapatarak yanlışlıkla yapılacak puantaj veya kalem değişikliklerinin ödenmiş maaşları etkilemesini önler.
Neden kilitlemelisiniz?
- Ödenen bordro ile sistemdeki bordronun her zaman aynı kalmasını garanti eder.
- Geriye dönük yanlışlıkla yapılan hareket/izin düzeltmelerinin kapanmış aya sızmasını engeller.
- Muhasebe ve denetim süreçlerinde "kesinleşmiş dönem" kavramı sağlar.
Kilitleme adımları
- Ay sonu kontrollerinizi yapın:
- Puantaj sayfasında eksik kayıt kalmadığından emin olun.
- Onaylar ve Fazla Mesai sayfalarındaki bekleyen talepleri sonuçlandırın.
- Bordro → Kalemler'de tüm ek kazanç ve kesintilerin girildiğini doğrulayın.
- Bordro sayfasında ilgili ayın hesaplarını son kez gözden geçirin.
- Banka maaş dosyası (CSV) ve muhasebe fişi çıktılarınızı alın.
- Bordro → Kilit bölümünden ilgili ayı kilitleyin.
Kilitledikten sonra
- Kilitli aya ait bordro hesapları sabitlenir; puantaj ve kalem değişiklikleri bu aya yansımaz.
- Personel, kilitli ayın bordro fişini portaldan görüntülemeye devam eder.
- Sonraki ayın bordro dönemi normal şekilde açıktır.
İpucu: Kilitlemeyi maaş ödemesinin hemen ardından yapın. Ödeme ile kilit arasında geçen sürede yapılacak bir düzeltme, ödenen tutarla sistem arasında fark yaratabilir.
Dikkat: Kilitli ayda gerçekten düzeltme gerekiyorsa (ör. mahkeme kararı, geriye dönük rapor) durumu belgeleyerek ilerleyin; düzeltmeleri mümkünse takip eden ayın bordrosunda fark kalemi olarak işlemek muhasebe açısından daha temiz bir yöntemdir.